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Ideas para salas de reuniones de hotel
07-04-2017 11:55
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Muchas empresas no disponen de espacios para reunirse con sus empleados, o hacen juntas periódicas en un punto geográfico concreto y los traen de distintos lugares. También, se celebran congresos de una determinada rama profesional como son los médicos, abogados etc. Y, a veces, hay quedadas de aficionados con un interés común.
Si existe el problema de falta de espacio, la solución está, en gran medida, en utilizar los hoteles. Estos ofrecen distintos tamaños de salas, y como no es lo mismo una reunión de 300 personas que una pequeña de 30, vamos a fijarnos en los distintos tipos de salas que hay y cómo se organizan.

1. ¿Cómo organizar las salas de reuniones en un hotel?
Configuración en teatro
Hay una parte frontal en la que se destaca una pizarra blanca o bien una pantalla para proyectar imágenes o vídeos en ella. También puede haber una mesa principal o un atril, en la que uno o varios ponentes harán la presentación. Justo enfrente, y ocupando el resto de la sala, estará el resto del público. Se pueden poner tanto sillas como butacas solamente, o añadir alguna pequeña mesa o soporte para poner libretas o algún dispositivo electrónico. Este tipo de salas se usan para exposición de ideas, productos, etc. La participación de los asistentes suele ser escasa o nula dando protagonismo a las personas que dan la conferencia o charla.

teatro.jpg

Configuración en sala de juntas
En ella hay una mesa central de mayor o menor tamaño, o varias modulares que se unen para formar una que se ajuste al aforo. Una vez formada se rodean de tantas sillas como haga falta. De éstas, una puede ser la del interlocutor principal o moderador, o no haber ninguna con mayor influencia que otra, dotando a todos los participantes del mismo nivel de participación. Aquí de lo que se trata es de que todas las personas estén en el mismo campo de visión, pudiendo así, hablar entre ellas.
Hay una variante a esta disposición que es la distribución en U. En ésta todos se reúnen alrededor de la mesa dejando uno de los lados libre que se suele usar para poner alguna pizarra o proyección en la que exponer ideas o reforzar lo hablado de manera gráfica.

u.jpgConfiguración en grupo
En esta ocasión se trata de una serie de mesas con pequeños grupos de personas alrededor que hacen trabajos conjuntos, o una exposición de ideas entre si, en la que, generalmente, llegan a varios puntos para exponerlos después en común o hacerlos de manera rotativa entre las mesas. Se trata de una formación muy dinámica y fomenta la comunicación transversal. Los grupos pueden estar en ángulo de manera que vean al moderador o con sitio para que éste circule interactuando con los participantes.

grupos.jpg

2. ¿Cómo ayudar al bienestar de los participantes?

Hemos visto cómo distribuir a los asistentes, pero algo muy importante a tener en cuenta es el bienestar de los mismos. Un punto muy importante es el mobiliario.

  • Te recomiendo que sea un ambiente minimalista, ya que dará amplitud y pureza al ambiente y a su vez, no distraerá la atención; o un estilo clásico y muy simple. Lo ideal son las mesas en colores claros y si queremos una nota de color, ésta se la podemos dar con las sillas.
  • La iluminación es primordial, debe ser neutra y no faltar en ningún punto, evitando zonas sombreadas. Por supuesto, si dispones de ventanas aprovecharás toda la luz natural que podamos poniendo cortinas de colores suaves. No obstante, no hay que descartar la posibilidad de tapar estas ventanas con estores o cortinas opacas tipo foscurit, ya que si hacemos alguna presentación con un proyector, mejoraremos el visionado atenuando la luz.

persianas.jpg

  • Para las paredes son una buena opción los colores suaves o tonos pastel, y el blanco. Es la manera de ampliar el espacio y de reflejar la luz que tanta importancia le hemos dado. No solo es más fácil de mantener limpias las paredes, sino que esa sensación será también la que dará.
  • La decoración, en general, no debe ser excesiva. Se pueden usar objetos de madera, metal o cristal que no sean muy llamativos. Unos cuadros abstractos, alguna fotografía de paisajes o de la ciudad en la que estamos serán suficientes. Aunque la opción de colocar fotos de nuestro hotel es una manera de decorar, a la vez es un refuerzo corporativo.
  • Si atendemos al suelo, propongo la idea de ponerlo de moqueta. Pese a que puede dar la sensación de ser difícil de limpiar, esto no es así, ya que hoy hay muchas soluciones al respecto. Pero la gran ventaja que aporta es dar calidez a la sala y, lo más importante, insonorizarla. Evitas ruidos molestos de pasos, de movimiento de sillas y atenuarás la reverberación típica de los locales muy grandes y con poco mobiliario mejorando bastante la acústica. Si que es cierto que si enmoquetamos el suelo de un color que disimule las pisadas optimizaremos su rendimiento, ya que por mucho que tengamos nuestro suelo impecable, si nada mas entrar la gente se notan las huellas nunca estaremos contentos con el aspecto de éste. No quiero omitir la importancia de que el pelo sea lo mas corto posible para que no acumule suciedad, gérmenes y alérgenos; así como evitar que la gente pueda tropezar. Recuerda que buscamos eficiencia y comodidad. Si descartas los materiales textiles podríamos optar por la madera. No cabe duda de su efecto agradable, natural y de propiedades aislantes.

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